この列には半角数字しかいれるなって言ったのになんで全角で入れてくるかな・・・
そうですね。入力方法を伝えておいても間違って入力されてしまうことがありますよね。
そんな時はデータ入力規則を指定してあげてから作業させれば良いですね。
データ入力規則？
データ入力規則とは
データの入力規則を使用して、ユーザーがセルに入力できるデータの種類または値を制限する事ができる機能です。
今回は下図のデータで見ていきましょう
っと、その前に当社の従業員IDって3桁で入力しますよね。
そうだね・・・従業員IDが「20」の人なら「020」と入力しておかないとね。
数字の頭に「0」が付く場合ですが、事前にセルの表示形式を変更しておく必要があります。
表示形式を変更していない場合は下図のようになってしまいます。
先頭の「0」が消えてしまいました。
先頭の「0」を表示させる方法は下記になります。
①入力するセル範囲を選択する（今回はB2～B8まで。もちろん列全体を選択しても良いですよ）
②上部ツールバーより「表示形式」を選択し、プルダウンリストから「数字」を選択する。更に表示されるプルダウンリストの一番下の「表示形式の詳細設定」を選択後、「カスタム数値形式」を選択する。
③カスタム数値形式ウインドウが開くので一番上部の「カスタム数値形式」の入力ボックスへ「00＃」と入力し「適用」をクリックする。
④シートへ戻るので実際に適応されているか確認する。
カスタム数値形式の「#」の記号は、1桁の数字を表します。今回は3桁で表示させたいため、#の前に「00」を入力します。4桁の場合は「000＃」と入力することになります。
また別の方法で数字ではなく文字列として認識させ頭に「0」を表示させる方法もありますが、数値として認識させて置いたほうが後々楽なのでこちらの方法を覚えておきましょう。
一連の流れを下図で確認しましょう。
無事に先頭に0がついてますね。
またカスタム数値形式は一度設定すると記録されるため、同じ設定を他のセルにしたい場合、カスタム数値形式ウインドウが出てきたら下から選ぶこともできます。
ではさっそく、従業員番号を半角数字でしか入力できないようにしていきます。
下記の手順で行っていきましょう。
条件：数値
①入力するセル範囲を選択する（今回はB2～B8まで。もちろん列全体を選択しても良いですよ）
②上部ツールバーより「データ」を選択し、プルダウンリストから「データの入力規則」を選択する。
③データ入力規則ウインドウが開くので一番上部の「セル範囲」に選択したセル範囲が反映されているか確認する。
④「条件」の一番左ボックスのプルダウンリストから「数字」を選択、真ん中ボックスのプルダウンリストから「次より大きい」、最後のボックスには「0」を入力する。
※今回は従業員IDを入力するので「0」は存在しません。ですので真ん中のボックスは「次より大きい」を選択しています。「0」を含める場合は「次の値以上」を選択することになります。
⑤「無効なデータの場合」のチェックボックスに「入力を拒否」を選択
※「警告を表示」にすると警告は出ますが、入力自体は誤った入力ができてしまうため。その時にあった方法を選択してください。
⑥「デザイン」の「検証ヘルプテキストを表示」にチェックボックスを入れます。
※検証ヘルプテキストは特に入力しなくても問題ありません。より親切になるだけです。
⑦入力ボックスが出てくるので、デフォルトで入力されている内容を削除し「半角数字で入力してください。」と入力する。最後に保存をクリックする。
ではさっそく動きを見てみましょう。
まずは普通にケンジロウさんの従業員IDである「011」を入力してみましょう。
問題ありませんね。検証ヘルプテキストを表示させているのでセルを選択した段階で入力規則が右側に表示されます。
これで間違う人はいないですよね。
では今度は全角で「０１１」と入力してみましょう。
エラーが表示されて入力する事ができません。
半角数字以外はすべてエラーとなります。
これで大丈夫だな。
その他にも使えるデータ入力規則がありますので紹介しておきますね。
条件：リスト範囲で指定
選択したセルでプルダウンリストが表示されその中から選択し入力をするようになります。
ある程度入力するものが決まっていて種類が多い場合には良いかもしれませんね。
今回はスプレッドシートに従業員IDが入力されている状態で、従業員情報シートと雇用形態シートを用意しておきます。
雇用形態シートには下図のようにデータを入れておきます。
では設定から動作まで確認してみましょう。
設定の流れは数字指定の時と変わりません。
ここでのポイントは下記
①プルダウンリストに表示させる項目を別シートで管理する。
同一のシートから範囲選択することも可能ですが、情報が増えてきたり途中に行を入れてしまうと動きが変わる可能性があるためです。
②条件の範囲指定は列全体にする
範囲を「A1:A5」としても良いのですが、「A:A」としてA列すべてを範囲にしておくとプルダウンリストに表示させる項目が増えた場合に下の行に入力するだけで再設定の必要がなくなります。
C8セルをアルバイトから嘱託職員に変更したいとします。
しかし今は雇用形態シートに嘱託職員が入っていないため追加する必要があります。
追加して反映されるところまで見てみましょう。
列全体を選択するほうが便利ですね。
条件：リストの直接指定
こちらは「リストの範囲指定」と同じような使い方になります。
条件右側にあるボックスへプルダウンリストに表示させたい項目をカンマ区切りで入力することでプルダウンリストが作れます。
こちらも項目を追加する時に再設定が必要になるので「リストの範囲指定」で項目リストを追加する方法の方が便利ですね。
長くなりましたが、他にも計算式を入れて整数のみ入力ができるなどといった設定も可能です。
まだまだ設定の方法がありますのでいろいろ試してみてくださいね。
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