この備品購入リストなんだけど、購入金額の合計や、月ごとの購入金額等色々な見方で集計表を作りたいんだけど簡単にやる方法ってないのかな？
そんな時はピボットテーブルを使うと簡単に出来ますよ。
ピボットテーブル？
ピボットテーブルとは
大量のデータをもとにさまざまな集計を行ったり、分析したりできる機能のことです。
元のデータから「所属店舗毎の購入金額」「購入者毎の購入金額」「商品毎の購入金額」等、集計項目を入れ替えたりするなどして、大量のデータをわかりやすく集計表にすることが出来ます。
色々な事が出来ますのでとにかく一度使ってみましょう。
ピボットテーブルを使ってみる
今回は下記のデータを使います。
まずはピボットテーブルの作り方をみていきましょう。
ピボットテーブルを作る
①データを集計したい範囲（今回はA2セルからH24セルまでを選択）を選択します。
②上部ツールバー内から「データ」→「ピボットテーブル」を選択します。
③ピボットテーブル作成ウインドウが開くので「データ範囲」に集計したいデータの範囲が表示されていることを確認し、「挿入先」から「新規シート」を選択後、作成ボタンを押します。
④ピボットテーブル作成用の新しいシートが作られ画面右に「ピボットテーブルエディタ」が開きます。
出てきている画面はまだ特に何も表示されていませんが、ひとまずこれでピボットテーブルが作成されます。
今までの流れを下図で確認してみましょう。
ではさっそく使っていきましょう。
ピボットテーブル機能を使ってみる
ピボットテーブルエディタの上部には集計したいデータ範囲が表示されています。
今回は各所属店舗毎の各購入備品の合計を出してみます。
①ピボットテーブルエディタ内「行」の「追加」ボタンを選択しプルダウンリストから「所属店舗」を選択します。
ピボットテーブルの「行」に「所属店舗」が表示されているので確認してみましょう。
②ピボットテーブルエディタ内の「列」の「追加」ボタンを選択し、プルダウンリストから「購入備品名」を選択します。
ピボットテーブルの「列」に「購入備品名」が表示されてるので確認してみましょう。
③同じ流れでエディタ内「値」から「購入金額」を選択します。
すると各所属店舗毎の購入金額の合計と各購入備品の合計金額が表示されます。
集計された表をみると、
列「シャープペン」はD店・本店で購入されており、シャープペンを購入した店舗毎の購入金額合計とシャープペンを購入した総合計購入金額が表示されています。
行「本店」はシャープペン・修正テープ・消しゴム・付箋を購入しており、購入備品名毎の購入金額合計と本店が購入した総合計購入金額が表示されています。
このような表のことをクロス集計表と呼びます。
ピボットテーブル機能はクロス集計表を簡単に作れる機能ということになりますね。
うん、すごくわかりやすくて、早く集計表が作れるね。
でも更に購入月毎でも確認したい場合はどうすればよいのかな。
その場合は「フィルタ」機能を使います。
①ピボットエディタ内「フィルタ」から「購入月」を選択します。
②「フィルタ」下に「購入月」と表示されるので「現在のフィルタ」を選択し、リストを表示させます。
③「クリア」を選択しチェックをすべて外して、プルダウンリスト内にある抽出をしたい購入月にチェックを入れOKを押します。今回は「4」のみチェックを入れてOKを押しています。
そうすると4月に購入されたものだけがピボットテーブルに表示されています。
（例ではC店は4月に備品を購入していないので表からなくなっています）
もちろんフィルタは追加することができるので「購入者」を追加し、4月にケンジロウが購入したものといったように抽出する内容を細かく指定していくことも出来ます。
なるほどこれで集計が楽になりそうだよ。
まずはこの基本的な使い方を覚えておきましょう。
様々な使い方や設定方法があるので何回かに分けてピボットテーブルを説明していきますね。
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